| 辦公軟件是指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡(jiǎn)單化，功能細(xì)化等方向發(fā)展。辦公軟件的應(yīng)用范圍很廣，大到社會(huì)統(tǒng)計(jì)，小到會(huì)議記錄，數(shù)字化的辦公，離不開(kāi)辦公軟件的鼎力協(xié)助。另外，政府用的電子政務(wù)，稅務(wù)用的稅務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)用的協(xié)同辦公軟件，這些都屬于辦公軟件。 Excel工作表打印之前應(yīng)該先預(yù)覽，打印預(yù)覽它可以看到普通視圖中看不到的內(nèi)容，避免失誤、提高打印質(zhì)量，而且可以快速更改許多打印設(shè)置。當(dāng)預(yù)覽過(guò)以后頁(yè)邊距會(huì)以虛線的形式顯示出來(lái)，方便調(diào)整。小編以Excel 2003為例，介紹Excel文件打印設(shè)置的一般方法，其目的是增強(qiáng)文件的可讀性。
1. 建立頁(yè)眉和頁(yè)腳
工作表的頁(yè)眉和頁(yè)腳包含了許多有用信息，例如報(bào)表的頁(yè)碼或工作表標(biāo)題等等，用戶只需單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡。如果需要使用內(nèi)置的頁(yè)眉和頁(yè)腳，就要打開(kāi)“頁(yè)眉”或“頁(yè)腳”下拉列表，從中選擇“第1頁(yè)”、“第1頁(yè)，共?頁(yè)”之類的內(nèi)容。如果需要自行建立自己的頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以單擊“自定義頁(yè)眉”或“自定義頁(yè)腳”打開(kāi)對(duì)話框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著十個(gè)按鈕。最左邊的按鈕用來(lái)設(shè)置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來(lái)設(shè)置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個(gè)按鈕可以插入頁(yè)碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容。
2. 讓每一頁(yè)都打印出標(biāo)題行
一個(gè)由多頁(yè)組成的表格，通常需要在每一頁(yè)上都打印出標(biāo)題行：執(zhí)行“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“工作表”標(biāo)簽，在“頂端標(biāo)題行”后面的方框中輸入：:（這里假定第2和第3行為標(biāo)題行，$符號(hào)在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入），確定退出，再打印時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為每一頁(yè)加上標(biāo)題行。如果在“左端標(biāo)題列”后面的方框中輸入列標(biāo)題區(qū)域，就可以為每一頁(yè)添加上列標(biāo)題。
3. 使所有數(shù)據(jù)可見(jiàn)
如果某一單元格中的文本或數(shù)字超出了列寬，那么打印出來(lái)的文本將被截?cái)啵蛴〕鰜?lái)的數(shù)字則會(huì)顯示為“######”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數(shù)據(jù)可見(jiàn)。如果發(fā)現(xiàn)了某一列的寬度不夠，只需將光標(biāo)放到該列列標(biāo)右側(cè)的邊線處，待光標(biāo)變成雙向光標(biāo)后雙擊邊線，即可自動(dòng)增加列寬以適應(yīng)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度。也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開(kāi)“單元格”對(duì)話框的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“文本控制”下的“自動(dòng)換行”，即可使數(shù)據(jù)自動(dòng)換行以適應(yīng)列寬。
4. 使用容易查看的格式
國(guó)內(nèi)的各種報(bào)表習(xí)慣設(shè)置網(wǎng)格線，我們可以打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“網(wǎng)格線”即可。也可以選中需要設(shè)置網(wǎng)格線的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開(kāi)對(duì)話框從中選擇需要的邊框樣式。另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設(shè)置為彩色，但是使用黑白打印機(jī)進(jìn)行報(bào)表打印，最好使用對(duì)比度較高的顏色，否則打印出來(lái)的內(nèi)容就不夠清晰。另外，也可以打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。
5. 使報(bào)表居中
如果使用的打印紙能夠容納整個(gè)報(bào)表，就可以設(shè)置水平居中或垂直居中。前者可以打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，選中“居中方式”下的“水平”復(fù)選項(xiàng)，后者可以選中“居中方式”下的“垂直”復(fù)選項(xiàng)。兩者同時(shí)選中時(shí)，報(bào)表會(huì)在紙張上同時(shí)使用水平居中和垂直居中。
6. 調(diào)整報(bào)表四周的空間
Excel報(bào)表的四周包括頁(yè)邊距和上、下的頁(yè)眉、頁(yè)腳六個(gè)部分。如果我們需要改變頁(yè)邊距或頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，改變其中上、下、左、右和“頁(yè)眉”、“頁(yè)腳’的數(shù)值。也可以單擊Excel工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，打開(kāi)預(yù)覽窗口單擊“頁(yè)邊距”按鈕，顯示頁(yè)面的頁(yè)邊距的尺寸柄，根據(jù)需要拖動(dòng)至需要的寬度為止。
7.打印不連續(xù)的單元格（區(qū)域）
如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格（區(qū)域）中的內(nèi)容打印出來(lái)，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格（區(qū)域），選中多個(gè)不連續(xù)的單元格（區(qū)域，如A2.B2:C8.D10……），然后選擇“文件”→“打印”，打開(kāi)“打印內(nèi)容”對(duì)話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。此時(shí)，系統(tǒng)將選中的每一個(gè)不連續(xù)單元格（區(qū)域）分開(kāi)，打印在不同頁(yè)面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……）。如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列，可以在上述隱藏設(shè)置完成后，執(zhí)行“視圖”→“視面管理器”，打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對(duì)話框“名稱”后面的方框中輸入一個(gè)名稱（如“打印”等），確定退出。以后需要打印時(shí)，再打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話框，選中“打印”視圖項(xiàng)，按“顯示”按鈕，即可顯示出設(shè)置好的打印頁(yè)面，執(zhí)行打印操作就可以了。
8.打印不連續(xù)的行（或列）
有時(shí)，需要將一張工作表中部分不連續(xù)的行或列打印出來(lái)，可以在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊行（列）標(biāo)，選中不需要打印出來(lái)的多個(gè)不連續(xù)的行（列），右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將其隱藏起來(lái)，然后再執(zhí)行打印操作就可以了。
9.將公式打印出來(lái)
如果要將單元格中的公式打印出來(lái)，則執(zhí)行“工具”→“選項(xiàng)”，在“視圖”標(biāo)簽中，選中“公式”選項(xiàng)，確定退出。此時(shí)，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運(yùn)算結(jié)果，而是顯示出具體公式，執(zhí)行打印操作，即可將公式打印出來(lái)。
10.一次打印多個(gè)工作表
在按住Shift（或Ctrl）鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個(gè)連續(xù)（或不連續(xù)）的工作表，進(jìn)行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來(lái)。在“打印內(nèi)容”對(duì)話框中，選中“打印內(nèi)容”下面的“整個(gè)工作簿”選項(xiàng)，再確定打印，即可一次性將整個(gè)工作簿中所有工作表打印出來(lái)。
11.使工作表適應(yīng)頁(yè)寬
如果打印預(yù)覽時(shí)發(fā)現(xiàn)工作表的寬度超過(guò)了頁(yè)面，可以嘗試以下方法使工作表適應(yīng)頁(yè)寬：一是將打印方向更改為“橫向”。二是縮小工作表的大小以適應(yīng)頁(yè)面。方式仍然是打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)面”選項(xiàng)卡，選中“縮放”下的“調(diào)整為”，并在“頁(yè)寬”框內(nèi)輸入“1”。確定后即可預(yù)覽頁(yè)面以觀察字體大小是否合適了。三是減小頁(yè)邊距以及頁(yè)眉（頁(yè)腳）的寬度。我們可以按上面介紹的方法打開(kāi)“打印預(yù)覽”窗口，單擊其中的“頁(yè)邊距”按鈕顯示頁(yè)邊距的尺寸柄，根據(jù)需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報(bào)表中某些不需要打印的列。我們只需選中這些列，單擊“格式→列”子菜單下的“隱藏”命令。報(bào)表中的其他列就會(huì)占用被隱藏列的位置，從而使原本不能打印的內(nèi)容能夠打印出來(lái)。此后，只要單擊“格式→列”子菜單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。
12.打印范圍的快速選定
打印范圍的選定：光標(biāo)停留在需要打印范圍的左上角，先Ctrl+Shift+→，再Ctrl+Shift+↓，需要調(diào)整則用Shift+↓和→來(lái)增加沒(méi)有文字區(qū)域的行或列。
寬度超寬的Excel文檔的打印設(shè)置，可能遇到需將左邊兩列設(shè)置為固定格式的情況，可以在頁(yè)面設(shè)置中將頂端行和左邊列同時(shí)設(shè)定，將文檔定義為多頁(yè)寬，一頁(yè)高，就可以打印出漂亮的寬文檔了。
Office辦公軟件是辦公的第一選擇，這個(gè)地球人都知道。
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